Niewątpliwymi zaletami systemów do zarządznia projektami jest dynamiczne przydzielanie obowiązków dla poszczególnych pracowników w dowolnym czasie trwania projektu. Administrator systemu (najczęściej właściciel firmy) ma pełen podgląd na aktualnie trwające prace, procent postępu wykonania całego zlecenia oraz przepracowane godziny poszczególnych osób. Dodatkowo zamieszczony kalendarz z planowanymi urlopami oraz szkoleniami firmowymi pozwala optymalnie zarządzać czasem wykonywanych zadań. Project Manager może mieć formę webową lub desktopową. Pierwsza działa podobnie do strony internetowej i nie wymaga instalacji na twardym dysku komputera, druga jest aplikacją, którą trzeba zainstalować na dysku komputera. Obie komunikują się z bazą danych dostępną na serwerze firmy. W zależności od rodzaju i przede wszystkim rozmiaru używanych plików w systemie, zaleca się używanie aplikacji webowej lub desktopowej.